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Was ist bei elektronischen Rechnungen zu beachten?

Steuernews-TV Ausgabe: August 2017

Auch elektronisch übermittelte Rechnungen gelten im Sinne des Umsatzsteuergesetzes als Rechnungen. Welche Regelungen müssen beachtet werden, damit die Rechnungsgültigkeit und der Vorsteuerabzug gewahrt bleiben? Was ist bei eingescannten Papierrechnungen zu beachten? Entdecken Sie jetzt wichtige Informationen zu diesem Thema in der aktuellen Ausgabe von Steuernews-TV.

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Was ist bei elektronischen Rechnungen zu beachten?

Sie übermitteln Rechnungen über E-Mail, E-Mail-Anhang oder Webdownload, in elektronischen (.txt, .doc, .pdf., .rtf) bzw. strukturierten Formaten (.xml), als eingescannte Papierrechnung oder Faxrechnung?

Dann gelten diese im Sinne des Umsatzsteuergesetzes als Rechnung. Daher gelten zusätzlich zu den allgemeinen Rechnungsmerkmalen besondere Regelungen, damit die Rechnungsgültigkeit und der Vorsteuerabzug gewahrt bleiben, und zwar:

  • Der Rechnungsempfänger muss der elektronischen Rechnung zustimmen, wobei eine stillschweigende Billigung ausreichend ist.
  • Die Lesbarkeit der Rechnung muss vom Ausstellungsdatum bis zum Ende der Aufbewahrung gesichert sein.
  • Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts müssen gewährleistet sein durch
    • ein innerbetriebliches Steuerungs- bzw. Kontrollverfahren für den sicheren Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung,
    • eine qualifizierte elektronische Signatur bzw. ein Siegel auf der Rechnung oder
    • eine Übermittlung im elektronischen Datenaustausch (EDI) bzw. an den Bund über das Unternehmerserviceportal (USP) oder die Transportinfrastruktur der EU (PEPPOL).

Bitte beachten Sie: Eine eingescannte Papierrechnung darf nur ausgefolgt werden, wenn darauf die elektronische Übermittlung vermerkt ist. Ohne Kennzeichnung der Duplikate wird die Umsatzsteuer mehrfach geschuldet!

Artikel der Ausgabe August 2017